Regolamento Uscite

REGOLAMENTO E ORGANIZZAZIONE DELLE ATTIVITA’ ASSOCIATIVE
DELL’ASSOCIAZIONE DI PROMOZIONE SOCIALE
“INCARAVAN CLUB ITALIA APS”

Art. 1 – ATTIVITA’ AGGREGATIVE

Le attività aggregative del Club sono suddivise in tre categorie:

● Raduno Nazionale
● Incontri/Uscite del Club
● Aggancia con me

Il “Raduno Nazionale” si effettua una volta l’anno ed è l’evento aggregativo più importante della vita sociale del Club per il quale è auspicabile una massiccia partecipazione degli associati e dei sostenitori della roulotte. Si tiene di norma nel periodo primaverile, tra la metà di aprile e l’inizio di giugno, prediligendo come data di effettiva realizzazione il ponte del 2 giugno. L’organizzazione del Raduno Nazionale è coordinata dal Responsabile delle uscite ed è realizzato con il supporto di tutti i componenti il Consiglio Direttivo e degli associati delegati a cooperare con il Consiglio Direttivo. Saranno ben accette tutte le proposte e i suggerimenti che gli associati vorranno dare per la realizzazione.
Gli “Incontri/Uscite del Club” sono le gite organizzate dal Club con frequenza mensile, esclusi luglio e agosto che, tradizionalmente vengono destinati alle ferie estive.
Gli Incontri del Club sono realizzati anche grazie ai suggerimenti e alla collaborazione attiva degli associati. Gli incontri si svolgono sempre sotto l’egida del Club.
In occasione di ponti e festività nazionali gli incontri potranno essere concomitanti. Gli “Aggancia con me” sono le iniziative proposte in autonomia dai singoli associati e pubblicizzati nell’apposita sezione del sito dell’Associazione. Tali incontri possono essere organizzati e partecipati liberamente in qualsiasi periodo dell’anno purché la distanza tra le locazioni dell'Aggancia Con me e l’Uscita del Club non sia inferiore a 250Km (metodo di misurazione Google Maps “opzione percorso più breve”). Nel caso in cui, successivamente alla pubblicazione dell'Aggancia Con me venga programmata un’uscita del Club, in località posta a distanza inferiore a Km 250 come sopra determinati, l'Aggancia Con me rimarrà validamente convocato.
Data la natura privata di questi eventi, il Club non ha responsabilità su nessuna delle attività connesse. Gli Aggancia Con me possono essere proposti sul sito soltanto dagli associati regolarmente iscritti, mentre i simpatizzanti, che sono soltanto registrati al sito, possono leggere le varie proposte e dare la propria adesione ma non possono avviare nuove iniziative.

Art. 2 – I PARTECIPANTI

I soci Ordinari e i soci Fondatori in regola con il pagamento della quota associativa possono partecipare, senza limitazioni, a tutti gli eventi organizzati dal Club.
Nella preparazione degli incontri ufficiali del Club non è prevista la logistica per equipaggi provvisti di tenda o di altri mezzi autonomi di pernottamento diversi dalla caravan/roulotte.
Durante lo svolgimento degli incontri ufficiali del Club, tutti i partecipanti si impegneranno a mantenere un comportamento corretto e responsabile nei confronti del Club e degli altri associati e dovranno rispettare scrupolosamente i regolamenti imposti dalle strutture che ospitano l’incontro.
Per eventuali problemi logistici o relativi all’organizzazione è opportuno rivolgersi al delegato/responsabile dell’uscita, pertanto è fatto assoluto divieto a chiunque di intraprendere iniziative personali che possano in qualsiasi modo causare imbarazzo e nocumento al club o agli altri associati.
Comportamenti non conformi saranno suscettibili di allontanamento immediato dall’incontro e nei casi più gravi, a norma di Statuto, sarà valutata l’espulsione dal Club.

Art. 3 – I PROGRAMMI DI PARTECIPAZIONE

Per ogni singolo incontro l’Associazione, attraverso il gruppo uscite, composto dal Responsabile delle uscite con il supporto di alcuni componenti il Consiglio Direttivo, provvederà alla redazione di un programma che dovrà riportare l’indicazione specifica del campeggio individuato, l’indirizzo o le coordinate GPS, la durata dell’incontro e gli eventuali luoghi da visitare, sempre a discrezione dei partecipanti, nonché il rinvio al presente statuto.
Nel programma potranno essere inseriti dei dettagli di natura informativa e turistica, come consigli di visita turistica, nonché proposte di carattere eno-gastronomico.
I programmi di partecipazione alle diverse attività aggregative, verranno portati a conoscenza degli associati attraverso la pubblicazione sul sito web dell’Associazione.
L’Associazione potrà in qualsiasi momento modificare il programma prima della partenza per fondati motivi che impediscano la corretta esecuzione di quanto proposto. Tale modifica deve essere comunicata a tutti i soci iscritti che potranno decidere se accettare o meno le variazioni intercorse. Nel caso in cui il socio volesse recedere dall’incontro a causa delle modifiche apportate al programma, sarà rimborsato integralmente delle eventuali quote versate a titolo di caparra facendone richiesta al Consiglio Direttivo prima della partenza.

Art. 4 – LE ADESIONI

Per partecipare alle diverse attività aggregative organizzate dall’Associazione, i singoli associati dovranno inserire la propria adesione nel Form predisposto per l’uscita esclusivamente sul sito web www.incaravanclub.it compilando tutti i campi richiesti: nome, cognome, data di arrivo e partenza, partecipanti adulti, partecipanti minori, numero di animali al seguito, recapito telefonico ed eventuale mail.
Per i raduni in cui si prevede un’affluenza elevata potrà essere introdotto il versamento della caparra e sarà indicato nel programma dell’uscita o deciso in una fase successiva a discrezione dell’Associazione (es. numero di partecipanti iscritti superiori al numero di piazzole disponibili). Fino a che il versamento della caparra non verrà effettuato, l’iscrizione in lista si considera temporanea, per divenire effettiva a pagamento effettuato. Se nell’arco di tempo previsto non verrà effettuato il pagamento avverrà l’esclusione automatica dalla lista.
All’atto dell’apertura delle adesioni verrà stilata la lista di partecipazione provvisoria al raduno.
Nel caso in cui sia previsto il versamento della caparra la lista diventerà definitiva solo a ricevimento della stessa. Chi non effettuerà il versamento della caparra nei termini previsti, verrà escluso automaticamente dalla lista provvisoria.
In caso di richiesta superiore alla disponibilità, verranno aperte le liste di attesa. Le persone iscritte in lista di attesa potranno essere inserite in lista provvisoria qualora si possa aumentare la disponibilità di posti o in caso di subentro a partecipanti che annullano la partecipazione.
L’inserimento in lista provvisoria verrà comunicato da parte dell’associazione con la contestuale richiesta di versamento della caparra (quando prevista).
L’iscrizione alle uscite organizzate del Club tramite adesione sul sito internet, non ha carattere di obbligo assoluto per nessuno ma presume un impegno, almeno morale, a mantenere fede all’adesione data; questo faciliterà senza dubbio il lavoro degli organizzatori delle attività aggregative che, lo ricordiamo, si adoperano tutti indistintamente per pura passione e a titolo gratuito. Tuttavia cause di forza maggiore possono costringere a rinunciare all’uscita; in tal caso è necessario rimuovere tempestivamente la propria adesione dall’elenco dell’uscita e darne comunicazione all’Associazione.
Nel caso si fosse versata la caparra, il Socio rinunciatario, se nei termini indicati dal programma dell’uscita, avrà diritto all’integrale rimborso di quanto versato con la sola decurtazione di eventuali spese connesse ai costi effettivi del bonifico che l’Associazione dovrà effettuare.
Viene escluso il rimborso integrale della caparra nei seguenti casi:
– ai Partecipanti che non si presentino all’uscita;
– ai Partecipanti impossibilitati a partecipare per motivi legati a proprie scelte o determinazioni e in nessun modo riconducibili al club e fuori dai termini indicati nel programma dell’uscita per il rimborso.

Art. 5 – ANNULLAMENTO DELL’ATTIVITA’ PROGRAMMATA

L' Uscita del Club è subordinata dal raggiungimento del numero minimo di quattro partecipanti. Nel caso di mancato raggiungimento del numero minimo previsto, l’Associazione potrà annullare l’incontro come decidere di effettuare comunque il raduno programmato.
Nel caso di annullamento per mancato raggiungimento del numero minimo dei partecipanti viene resa, qualora versata, la caparra a tutti gli iscritti con la sola decurtazione di eventuali spese connesse ai costi effettivi del bonifico che l’Associazione dovrà effettuare.
L' Uscita del Club può essere annullata anche a causa di una sopravvenuta ed improvvisa indisponibilità della struttura scelta per l’uscita o per eventuali condizioni meteorologiche che dovessero mettere in pericolo i partecipanti.
L’annullamento della manifestazione dovrà essere comunicato ai Partecipanti in maniera tempestiva.

Art. 6 – CODICE ETICO DEL PARTECIPANTE

Ogni partecipante, in qualità di socio dell’Associazione, dovrà tenere un comportamento tale da non ostacolare il regolare svolgimento dell’uscita per il raggiungimento dei fini sociali.
Ciascun Partecipante è responsabile del comportamento tenuto dal proprio equipaggio, e delle cose ed animali al seguito. Ciascun partecipante deve essere in regola con i documenti e possederli all’atto dell’incontro al fine di poter dimostrare l’età dei partecipanti ove richiesto e le autorizzazioni sanitarie compresi gli animali al seguito, al di là delle indicazioni fornite dall’Associazione.
Nel corso dell’uscita l’Associazione è completamente esonerata da qualsivoglia responsabilità in caso di incidenti, danni a persone o cose, furti o incendi cagionati direttamente o indirettamente da taluno dei Partecipanti.
Ai sensi e per gli effetti delle norme sulla tutela dei dati personali i Partecipanti autorizzano l’Associazione a trattare i dati solo per quanto sia strettamente necessario per l’organizzazione del raduno.
I Partecipanti autorizzano inoltre l’Associazione ad utilizzare le immagini fotografiche e/o video, proprie o riprese da terzi, realizzate nel corso dell’uscita, contenenti o meno la propria immagine e quella dei membri dell’intero equipaggio compresi i minori, per uso di pubblicazione, affissione e/o editoriale su tutti i media istituzionali ed i mezzi pubblicitari in genere, senza limiti di luogo e di tempo. Ne vietano altresì l’uso in contesti che ne pregiudichino la dignità personale ed il decoro come previsto dalle leggi vigenti.

Approvato dall’Assemblea Ordinaria dei Soci - Castiglione del Lago (PG), 30 maggio 2021